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忘年会の幹事が準備することは?会場の選び方と当日の大まかな流れは?

投稿日:2017年9月16日 更新日:

忘年会の幹事なんてやったことない!
何から準備し始めたらいいの!?

なんてパニックになっていませんか?

忘年会の幹事は、会社の新人がやる、なんて会社も多いですよね。

ある意味入社後最大の試練です。

今回は、忘年会の幹事が準備することや会場の選び方、忘年会当日の大まかな流れなどをお伝えします。
忘年会準備の初歩の初歩なので、まずは全体の流れをつかんで準備を進めていくことが大事ですよ!

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忘年会の幹事が準備することは?

では、まず忘年会の幹事は何を準備したらいいのかをチェックしておきましょう!

忘年会に限らず、幹事というのは基本的に雑務のまとめ役兼連絡係です。

幹事は忘年会準備の全てに関わります。
主に準備する項目は次の通りです。

・忘年会日時の決定&全体連絡(周知)
・出欠の確認
・会場の決定
・予算の決定(男女で差をつけるか、お酒を飲む人と飲まない人で差をつけるか等)
・開会、乾杯、締めの挨拶の依頼
・サポート役の確保(会計や司会、当日の受付、景品の買い出し係など)

この他にも、例年2次会があるようであればその場所の確保なども含まれます。

参加人数が多ければ多いほど、1人で幹事を行うのは困難になってくるので、必ずサポート係を見つけるようにしましょう!

サポートしてもらう人としてオススメなのは、

・同期(気軽に話せる人)
・同部署の歳が近い先輩
・直属の上司
・経理の人
です。

まず、気軽に相談できる人を味方につけましょう!

歳が近い先輩であれば、その先輩が幹事をした経験を聞いたり、去年の様子を聞くことができます。
実は、先輩になったばかりの頃って後輩に頼られるの嬉しかったりするので、歳が近い先輩にはどんどん聞きましょう!

それから、直属の上司には目上の人に忘年会の挨拶をお願いする前のマナーなどを確認してください。
〇〇部長にはこのタイミングで聞きに行った方が良い、どんな風にお願いしたら良いなどの情報がもらえると思いますよ!

そして、実はめちゃくちゃ頼りになるのが経理の人です!
私の会社の忘年会では、毎回経理の人がお金の管理をしてくれていました。
仕事としてもお金の管理をする立場にある人たちなので、収支に関してはスペシャリストです。
特に、忘年会当日のお金の徴収などの面倒を見てもらえるように頼むと心強いですよ!

 

忘年会の会場の選び方は?

忘年会の会場の選ぶ場合のチェックポイントをお伝えします。

忘年会会場は、人数・予算・広さの3つを中心に選んでいきます。

忘年会の会場を決定するのは、遅くても11月末までに行うと予約が取りやすいです。

あらかじめ参加できそうな人数(大雑把で構いません)を収容できる広さのある場所をまずはチェックしておきましょう!

細かい人数は後からで大丈夫なので、お店の方にもだいたい何人くらいで利用したいのかを先に伝えるようにします。
予算については、お店の飲み放題プランなどからまずはチェックしてみてください。
お店によっては人数によって値段交渉もできるかもしれないので、トライしてみると良いかもしれませんよ( ´∀`)

忘年会の会場候補としては、

・居酒屋(ぐるなびホットペッパーなどから)
・ホテル・旅館の宴会場
・貸し会議室
などがありますよ( ´∀`)

忘年会当日にビンゴゲームや新入社員による余興などを考えている場合は、居酒屋よりもホテルや旅館の宴会場の方がステージを作りやすく、進行がスムーズに行きます。
貸し会議室での忘年会は、実はパーティープランが豊富だったりするので、調べてみてくださいね♪

 

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忘年会当日の大まかな流れは?

最後に忘年会当日の大まかな流れをチェックしておきましょう!

よくあるパターンの忘年会当日のスケジュールはこんな感じです。

≪忘年会当日の大まかな流れ≫
1.忘年会開会の挨拶(1番偉い人)

2.乾杯(少し偉い人)

〜歓談〜

3.ビンゴゲームや余興

4.締めの挨拶(2番目に偉い人)

忘年会当日の幹事の役割は、会が滞りなく進むように仕切ることです。
挨拶をお願いした人に、そろそろ出番ですよ〜と伝えに行ったり、時間や頃合いをみてゲームや余興の準備をしたり、という幹事になります。

特に忘年会などは会場が時間制になっていることも多いと思うので、時間管理をしっかりするのがポイントですね。

盛り上がるかどうかはさておき、トラブルがなくスムーズな会の進行ができるかどうかが幹事の役割です。

段取り9割!というつもりで挑まれてくださいね♪

 

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まとめ

今回は、忘年会の幹事は何をするのかということについてご紹介しました。

幹事の仕事というのは、主に忘年会の準備と当日の時間管理と行っても過言ではありません。

幹事の仕事は細々としたことが色々とあるので、1人で無理に頑張ろうとせずに周りの人にサポートをお願いできるかどうか、というのも大切ですよ!

不慣れな中での幹事は大変に思うかもしれませんが、忘年会は所詮無礼講の場、言ってしまえば大規模な宴会なだけなので、あまり気負いすぎないように楽しんで取り組んでみてくださいね!


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